Юридическое обслуживание. Юридическое сопровождение малого бизнеса

В процессе ведения хозяйственной деятельности любое предприятие нуждается в квалифицированной юридической поддержке.

Ведение бухгалтерского учета, ведение бухучета для ИП и юрлиц

Для многих небольших компаний оплата штатного бухгалтера является экономически нецелесообразной, а самостоятельное ведение бухгалтерского учета – попросту опасным.

Налоговое консультирование

Российское налоговое законодательство является крайне запутанным и противоречивым, однако проблема даже не в этом.

Нулевая отчетность, подготовка и сдача нулевой отчетности

Нулевая отчетность – это отчетность за период, в течение которого предприятие не осуществляло коммерческой деятельности. В обиходе нулевую отчетность называют нулевкой.

Профессия — клоун

Дело в том, что клоун это юморист, режиссер, жонглер, дрессировщик, а...

Аутсорсинг

Аутсорсинг всё ещё остаётся актуальным и правильным способом решения...

Управление запасами

Управление запасами - это функциональная деятельность, цель которой...

Характеристики идеального секретаря

26-01-2018

Нужно быть профессионалом в любой профессии. Если Вы определились с выбором, то уж постарайтесь, изучит все аспекты той должности, которую занимаете.

Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и хаpактеpизуется широтой и pазнообpазием выполняемых функций. Важнейшая функция секpетаpя — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Однако это довольно размытая формулировка, давайте поближе познакомимся с непосредственными обязанностями секретаря, изучив список выполняемых им работ в ходе своего рабочего времени

1. Работа с документами.

Этот вид деятельности включает в себя делопроизводство, а именно оформление документов, отправление документов в другие организации, контроль за сроком исполнения документов, правильность оформления документов и прием их на подпись руководителю, организация хранения документов.

Это,безусловно, самая ответственная часть работы. Ведь руководитель имеет дело с документами, которые могут играть решающее значения дл организации – важный договор с крупным партнером, новое предложение для контрагентов. Поэтому любая ошибка тут может стать крайне значительной и повлечь за собой дисциплинарное вызскание, вплоть до увольнения!

2. Работа с телефоном/факсом/электронной почтой.

Ведение телефонных переговоров. Если руководитель отсутствует на мест либо по каким-либо причинам не может ответить на звонок, то необходимо выяснить данные позвонившего, номер телефона абонента для связи, а также интересующий его вопрос. Часто бывает так, что руководитель не может самостоятельно вести общение с несколькими людьми. В таких случаях секретарь может от его имени сообщать важную информацию или назначать встречи и переговоры.

Прием и отправка факсов и электронных писем. Здесь тоже важны точность, сосредоточенность и последовательность действий. Эти, казалось бы рутинные действия многие зачастую не воспринимают достаточно серьезно и допускают огромное количество оплошностей. Истории о секретарях, путающих номера факсов и адреса электронных ящиков уже давно стали анекдотическими в корпоративной культуре.

Следить за техническим состоянием оргтехники. Достаточно вовремя сообщать о заканчивающихся в принтере чернилах и проч, чтобы отказ работы техники не поставил крест на проведении какой-либо важной встрече, которую необходимо было обеспечить большим количеством напечатанных материалов.

3. Посетители.

Прием посетителей, оказание помощи обратившимся сотрудникам. Размещение в гостинице командированных. Организовывает запись посетителей и сотрудников на прием к руководителю. Работа с людьми подразумевает прежде всего корректность в общении (никакого панибратства или, наоборот, излишнего формализма).

4. Подготовка к совещанию.

Секретарь должен предупредить всех участников о дате, времени и теме совещания. Оформить доклад руководителя. Секретарь ведет протокол совещания.

Иногда необходимо организовать дополнительные услуги на совещении: подготовить кофе-брейк или ланч, если совещание на длительное время; проследить за соответсвием помещения, где проходит встреча, заданным параметрам, как то: наличие медианосителей и средств визуального отображения докладов участников (проектор, флипчарт).

5. Хозяйственная деятельность.

Обеспечение офиса канцтоварами, визитками, водой. Организация комплексных обедов в офисе. Обеспечение исправности всех технических средств.

Характеристика идеального секретаря:

а) профессионализм

б) стаж работы

в) исполнительность

г) высокая работоспособность

д) отсутствие вредных привычек

е) способность избегать конфликтных ситуаций

ж) знание компьютерных программ

з) умение вести делопроизводство.


Смотрите также:
 Электронная коммерция и реальность.
 Итоги прошедшего месяца.
 Работа на Телекомпании СЭТ-РЕН-ТВ-Хабаровск
 Что и как мы делаем
 Заработок на чтении писем

Добавить комментарий:
Введите ваше имя:

Комментарий:

Защита от спама - решите пример: